HAAPAVEDEN YHTEISMETSÄ – TIETOSUOJASELOSTE
Tämä tietosuojaseloste koskee Haapaveden Yhteismetsän (y-tunnus 2747046-7) osakkaiden henkilötietojen käsittelyä. Haapaveden yhteismetsän osakaskunnan muodostavat osakkaat. Yhteismetsän osakas on se, jonka omistamaan kiinteistöön kuuluu osuus yhteismetsään. Yhteismetsän tarkoituksena on kestävän metsätalouden harjoittaminen osakkaiden hyväksi ja osakaskunta päättää kokouksissaan yhteismetsää koskevista tärkeimmistä asioista. Yhteismetsän perustamista, hallintoa ja toimintaa ohjaa yhteismetsälaki (109/2003), mikä on oikeusperuste osakkaiden henkilö- ja kiinteistötietojen käsittelyyn. Yhteismetsällä on ohjesääntö, jonka mukaan toimitaan. Yhteismetsä käsittelee ja ylläpitää osakkaista osakasluetteloa edellä mainittuja tarkoituksia varten. Kunnioitamme osakkaiden yksityisyyden suojaa ja olemme sitoutuneet suojaamaan henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.
Rekisterinpitäjä
Haapaveden yhteismetsä
c/o Metsänhoitoyhdistys Haapavesi-Kärsämäki
Mikko Manninen, hoitokunnan sihteeri
Tähtelänkuja 4
86600 Haapavesi
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö
Markku Anttila, hoitokunnan puheenjohtaja
Puh. 0400 174112
Matinniitynkuja 5 A 13, 02230 Espoo
Rekisterin nimi
Osakasluettelo
Rekisterin tietosisältö ja säännönmukaiset tietolähteet
Osakasluettelon tiedot
- Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
- Henkilötunnus tai Y-tunnus
- Osakaskiinteistön tiedot ja yhteismetsäosuuksien määrä
- Pankkiyhteystiedot
Tiedot saadaan pääasiallisesti rekisteröidyltä itseltään, tietojen päivittämiseen voidaan käyttää ulkopuolisia lähteitä, esim. Maanmittauslaitos.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperusteet
Henkilötietojen käsittelyperuste on lakisääteinen velvoite (Yhteismetsälaki). Henkilötietoja käytetään osakasrekisterin ylläpitoon, osakkaan tunnistamiseen ja tavoittamiseen, ylijäämän maksamiseen, sekä yhteismetsän toiminnan ja muiden lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen. Sähköpostiosoitteita käytetään myös tiedottamiseen yhteismetsän osakkaille.
Tätä rekisteriä ei käytetä suoramainontaa, etämyyntiä, muuta suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimusta eikä henkilömatrikkelia tai sukututkimusta varten.
Tietojen säilytysaika
Säilytämme rekisteröidyn tietoja niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.
Tietojen luovutus
Henkilötietoja luovutetaan kolmansille osapuolille ainoastaan seuraavissa tapauksissa:
- Lakisääteisissä ja viranomaistahojen vaatimissa asioissa ja niiden käsittelyssä
- Osakkaan suostumuksella hänen toimeksiantoihinsa liittyvissä asioissa tai yhteismetsän toimintaan liittyvissä asioissa
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojaus
Osakasluetteloa ylläpidetään ja käsitellään suojatuilla järjestelmillä, ja siihen on pääsy vain hoitokunnan puheenjohtajalla ja sihteerillä, joiden käyttöoikeus rekisterin tietoihin perustuu tehtävään yhteismetsän hallinnossa. Tietoja siirretään järjestelmien välillä tai luovutetaan tässä selosteessa mainituille tahoille vain salattuna, mikäli ne sisältävät henkilötunnuksia ja/tai pankkiyhteystietoja.
Automaattinen päätöksenteko
Rekisteritietojen käsittelyssä ei käytetä automaattista päätöksentekoa.
Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia virheellisen tiedon korjaamista.
Yhteydenotot
Tähän tietosuojaselosteeseen liittyvät tiedustelut voi lähettää tietosuojaselosteen alussa mainituille henkilöille.
Valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröity voi tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puh: 029 566 6700
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi